Сделать домашней|Добавить в избранное
 

Сто процентов правильный ответ на ваш вопрос
у нас вы всегда смотеже найти ответы на вопросы
экзамена и зачета.

 
» » Оформление и учет носителей конфиденциальной информации
на правах рекламы

Ответ на вопрос "Оформление и учет носителей конфиденциальной информации"

Автор: admin от 1-01-2013, 21:08

Все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, сле­дует учитывать предварительно, до внесения в них записей.

Учет носителей, используемых для составления конфиденциальных документов, осуществляется подразде­лением конфиденциального делопроизводства.

Самые распространенные виды носителей:

1.Бумажные

2.Машинные

Бумажные носители

Бумажными носителями могут быть:

·для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги,
типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;

·для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллиметровка (координатная бумага).

Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бу­маги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота.

Стенографическая тетрадь используется для стенограмм.

Рабочая тетрадь - (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) - как правило, для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов.

Остальные носители могут использоваться как для состав­ления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов - бланки с трафаретным текстом - должны содержать только открытую информа­цию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего вне­сения конфиденциальной информации, как правило, количественного ха­рактера.

 

Оформление

Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следую­щим образом:

На обложках спецблокнотов - сотрудник подразделения конфиденци­ального делопроизводства пишет или проставляет штампом (если не проставлено типографским способом) слово "Спецблокнот" и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются сотрудни­ком подразделения конфиденциального делопроизводства.

На обложках рабочих и стенографических тетрадей - указываются вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником подразделения конфиденциального делоп­роизводства заверительная надпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности.

На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки - в соответствующих графах основных надписей штампов или других установ­ленных местах исполнителем проставляются:

Øна всех носителях – гриф конфиденциальности, номера листов;

Ø дополнительно на носителях, предназначенных для чертежно-графических документов, - количество листов, подразделение и фамилия исполнителя.

На любом носителе, предназначенном для составления одного конк­ретного документа, указывается наименование этого документа.

 

Учет

Бумажные носители учитываются в журналах или карточках, имеющих следующие графы:

 

Учетный номер

и гриф

конфиденциальности

носителя

Дата

регистрации

Вид

носителя

Наименование

или

назначение

носителя

Количество

Листов

Фамилия

лица,

получившего

носитель

Подпись

за

получение

и дата

Подпись

за

возврат и

дата

Отметка об

уничтожении

носителя

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

При взятии носителей на учет заполняются графы 1-5.

Одновременно на самих носителях проставляется:

Øна спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп, с указанием учетного номера и количества листов.

Øна рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки (а при невозможности - в верхнем левом углу форзаца) такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов.

Øна отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации - только учетного номера); на ле­вом поле остальных листов штамп «К Уч. №» с указанием номера.

 

После взятия на учет носитель передается исполнителю с заполнением граф 6, 7 журнала учета бумажных носителей.

Выдача дополнительных листов про­изводится под отдельную подпись в графе 7 журнала учета бумажных носителей.

Машинные носители

Машинные носители информации необходимы при изготовлении про­ектов документов при помощи печатающих устройств ЭВМ (независимо от того, с черновика печатаются проекты или без его использования), поскольку распечатка документа производится с машинного носителя.

К машинным носителям документированной информации относятся:

·жесткие (твердые) магнитные диски;

·гибкие магнитные диски (дискеты);

·магнитные ленты;

·магнитооптические диски;

·оптические диски.

ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов, учитываются службой безопасности предприятия. Магнитные и оптичес­кие носители, предназначенные для отображения (фиксирования) кон­фиденциальной информации, должны учитываться подразделением кон­фиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в журналах (карточках) учета машинных носителей конфиденциальной ин­формации, в которые целесообразно включать следующие графы:

 

 

Учетный

номер

и гриф

конфиденциальности

носителя

Дата

регистрации

Вид

носителя

Тип

носителя

Наименование

информации,

наносимой

на

носитель

Отметка о

переносе

информации на

другой

носитель

Отметка об

отправлении

носителя

Отметка о

возврате

носителя

Отметка об

уничтожении

(стирании)

информации

Отметка об

уничтожении

носителя

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Журнал учета машинных носителей, на которые заносится информа­ция, составляющая коммерческую тайну, ведется отдельно от журнала учета машинных носителей, предназначенных для занесения информа­ции, составляющей служебную тайну.

Заполнение граф 1, 2 производится таким же образом, как и в журна­ле учета бумажных носителей.

В графе 3 проставляется: магнитный диск, дискета, оптический диск и др.

В графе 4 пишется название (марка) носителя.

В графе 5 указывается наименование информации, которая будет за­носиться на носитель, если она заранее известна, если неизвестна, то графа заполняется по мере нанесения информации.

В графе 6 напротив наименования соответствующей информации проставляются типы носителей, на которые перенесена информация (рас­печатка, дискета и др.), и их учетные номера.

В графе 7 проставляются наименование предприятия, на которое от­правлен носитель, наименование, номер и дата сопроводительного доку­мента.

В графе 8 указываются номер и дата сопроводительного письма, если носитель возвращен с сопроводительным письмом, или порядковый номер и дата поступления пакета с носителем, проставленные в журнале учета поступивших пакетов, если носитель возвращен без сопроводительного письма.

Если предприятие не осуществляет отправление машинных носителей, то графы 7, 8 опускаются.

В графе 9 производится запись «информация уничтожена путем сти­рания», заверяемая подписью работника, производившего стирание, с проставлением даты. Такие записи должны осуществляться по мере сти­рания информации и проставляться напротив ее наименования, указан­ного в графе 5.

Графа 10 заполняется в том случае, если носитель в силу различных причин уничтожается. При этом указывается способ уничтожения. От­метка об уничтожении носителя заверяется подписями двух сотрудни­ков подразделения конфиденциального делопроизводства с проставле­нием даты уничтожения.

На самих машинных носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой).

Учет бумажных и машинных носителей производится по каждому виду тайны раздельно. В зависимости от количества и продолжительности хранения носителей учет может осуществляться в пределах года или нескольких лет.

В формах учета носителей не должны производиться подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизвод­ства с проставлением даты.

Листы журналов учета носителей должны быть перед заведением про­нумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденци­ального делопроизводства. На обратной стороне последнего листа жур­нала проставляется заверительная надпись с указанием количества ли­стов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета носителей с указанием коли­чества карточек в картотеке составляется по окончании года на отдель­ной карточке и помещается в конце картотеки.

Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь.
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем.

Комментарии:

Оставить комментарий
 

Цените свое время, получайте
достоверные ответы на вопросы