Сделать домашней|Добавить в избранное
 

Сто процентов правильный ответ на ваш вопрос
у нас вы всегда смотеже найти ответы на вопросы
экзамена и зачета.

 
» » Общие требования к учету конфиденциальных документов
на правах рекламы

Ответ на вопрос "Общие требования к учету конфиденциальных документов"

Автор: admin от 1-01-2013, 21:15

В открытом делопроизводстве реги­страция - за­пись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Основная цель ре­гистрации - построение поисковой системы по документам.

Учет конфиденциальных документов осуществляется подразделени­ем конфиденциального делопроизводства. В «Положении о порядке об­ращения со служебной информацией ограниченного распространения» записано, что при небольшом объеме документов с грифом «Для служебного пользования» их учет разрешается вести совместно с несекретными документами. Однако формы учета несекретных документов не отражают всех показателей, необходимых для учета документов с грифом «Для служебного пользования». К тому же при совместном учете усложняется работа по регистрации, проведению проверок наличия, поиску, систематизации документов, содержащих служебную тайну. Поэтому оптимальным вариантом является раздельный учет несекретных и с грифом «Для служебного пользования» документов.

Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну.

Учету подлежат все без исключения, изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.

Виды учета представлены на рис.2.

Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учи­тывать в журналах или карточках. При большом объеме документов це­лесообразно использовать карточный способ учета, т.к. он сокращает время на поиск документов за счет помещения карточек в соответствующие рубрики картотек, дает возможность осуществлять ручной конт­роль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов. При карточном способе учета документов (как и носителей) необхо­димо вести контрольный журнал, предназначенный для регистрации кар­точек и обеспечения последовательности проставления их номеров, кон­троля за местонахождением документов, находящихся в обращении, ус­корения их поиска, а также для проставления отметок о проверках нали­чия документов.

Виды учета конфиденциальных документов













 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

























Контрольный журнал заводится по каждому виду карточного учета документов. Он имеет следующую форму:

Учетные номера документов

Местонахождение документов

Отметки о проведении проверок наличия документов

1

2

3

В графе 2 напротив соответствующего номера проставляются каран­дашом фамилия сотрудника, получившего документ, или другое местона­хождение документа. При изменении местонахождения документа пре­дыдущая отметка зачеркивается или вытирается и проставляется новая, при этом карточка учета данного документа каждый раз помещается в соответствующую рубрику картотеки. При отработке документа (пере­воде на другой вид учета, отправлении, подшивке в дело, уничтожении, передаче на архивное хранение) соответствующий номер в контрольном журнале округляется без указания окончательного местонахождения до­кумента. Карточка помещается в картотеку отработанных документов по порядку номеров.

В графе 3 напротив соответствующего номера проставляется дата проведения квартальной проверки наличия документа.

Вместо контрольного журнала допустимо вести валовую картотеку, формируемую из вторых экземпляров учетных карточек, в которую зано­сятся данные, предусмотренные для контрольного журнала, но матери­альные затраты при этом возрастают за счет изготовления вторых эк­земпляров карточек.

Журналы или картотеки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно. Hе исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года, оформляемой по аналогии с отметкой о перерегистрации носителей: по изданным документам в графе 16, по поступившим - в графе 14. Журнал (картотека) учета документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения, и их ежегодная перерегистрация привела бы к увеличению трудоемкости обработки документов и созданию сложностей для их пользователей.

Порядок оформления учетных форм документов и внесения исправ­лений в произведенные в них записи является таким же, как и для учетных форм носителей.

А вы вкурсе что на FroGik.Ru можно без регистрации абсолютно бесплатно скачать новые программы. Лучший портал рунета. Все бесплатно и по прямой ссылке!
Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь.
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем.

Комментарии:

Оставить комментарий
 

Цените свое время, получайте
достоверные ответы на вопросы